Patrice Gaffet nous parle du déploiement de la plateforme ViaTrajectoire en région PACA

Pouvez-vous vous présenter ?

Je suis Patrice Gaffet, Directeur de projet e-santé, rattaché à la direction des Services Numériques de l’Agence Régionale de Santé (ARS) PACA.

Pouvez-vous nous expliquer ce qu’est ViaTrajectoire Grand Âge en quelques mots ?

ViaTrajectoire c’est un système d’information national destiné à faciliter et à fluidifier l’orientation des personnes âgées au fil de leur parcours de prise en charge vers les structures d’hébergement telles que les Résidences Autonomie, les EHPAD, les Accueils de Jour et les Unités de Soins de Longue Durée.

Quels sont les acteurs impliqués dans le déploiement d’un tel outil ?

Il y a plusieurs acteurs dans l’organisation et la gouvernance de ce projet de déploiement. Du côté institutionnel et des sponsors, il y a la CNSA. Nous trouvons ensuite le GCS Sara, situé en Auvergne Rhône-Alpes et qui est l’acteur responsable de la maîtrise d’oeuvre, c’est-à-dire du développement et du maintien de la solution. Sur le périmètre de la gouvernance plus locale, l’ARS et les Conseils Départementaux sont partenaires pour piloter les déploiements sur chaque territoire. Et bien évidemment nous retrouvons à la manoeuvre, le GRADeS ieSS assurant le déploiement opérationnel de la solution ViaTrajectoire et les actions d’accompagnement associées.

Quel est le plan de déploiement de l’outil prévu en région PACA ?

La trajectoire définie en 2022 s’appuie sur un rythme de déploiement qui a été amorcé avec un département pilote, à savoir, celui des Alpes-Maritimes. Ce déploiement pilote a été réalisé sur le dernier semestre de l’année 2022 et nous avons mis ce nouveau service en production dès le mois de janvier 2023. Ce déploiement se poursuivra ensuite dans tous les autres départements de la région, en respectant l’ordre suivant : Vaucluse (84), Alpes-de-Haute Provence (04), Bouches-du-Rhône (13), Hautes-Alpes (05) et enfin le Var (83). L’objectif est, qu’au 1er janvier 2024, tous les départements soient déployés avec le service ViaTrajectoire Grand Âge ouvert.

Pourquoi avoir choisi les Alpes-Maritimes comme département pilote ?

C’est un choix qui a été partagé entre les différentes forces vives du terrain (Délégation des Alpes-Maritimes, GRADeS ieSS et Conseil Départemental). L’idée était de trouver un département avec une densité de l’offre médico-sociale suffisamment importante, avec un fort engagement de la Délégation Départementale pour nous aider à porter le projet. Le terreau était donc favorable pour déployer cette première vague de ViaTrajectoire Grand Âge.

L’outil s’adresse à des personnes âgées, généralement peu à l’aise avec le numérique. Quel accompagnement est prévu pour les aider ?

Nous sommes une des dernières régions à déployer cet outil, nous avons donc pu, avec les équipes du GRADeS, nous appuyer sur des retours d’expérience des autres régions. Cela nous a permis d’élaborer notre stratégie, avec une communication forte auprès de toutes les parties prenantes du dispositif. Au-delà de la personne âgée qui est le point de départ de la demande, il y a le médecin qui représente une partie importante de la co-construction de la demande avec son patient. Une communication ciblée et récurrente auprès des médecins libéraux est en cours de mise en place pour toucher l’usager. Tout l’écosystème composé d’acteurs du secteur de l’accompagnement social et médico-social, avec notamment les DAC, les collectivités territoriales, est accompagné également, par l’organisation de webinaires, la production et la transmission d’un kit de déploiement et la mise à disposition de « tutos ». En termes d’actions proposées, on s’appuie sur les services du GRADeS, tels que la formation en première intention et les services d’accompagnement et de support pour permettre, une fois les outils déployés, de pérenniser les usages. Cette méthodologie et ces process sont déjà utilisés sur tous les projets de déploiement de systèmes d’information sur la région, dans un cadre d’amélioration continue.

De quel accompagnement peuvent disposer les professionnels concernés par le dispositif ?

Les éléments structurants dans l’accompagnement sont axés sur la capacité à informer et à communiquer auprès de tous les acteurs concernés. Nous avons tenu des webinaires mais aussi des formations en présentiel pour les établissements receveurs car nous tenions à rencontrer les professionnels concernés. Ça a d’ailleurs été un succès car nous avons eu un taux de retour et de présence très élevé.

D’après vous, quel serait le plus gros frein au déploiement de ViaTrajectoire Grand Âge ?

Comme dans tous les projets complexes qui embarquent plusieurs acteurs, notre capacité à être au rendez-vous pour informer et communiquer sur ce que propose ViaTrajectoire Grand Âge et réussir à toucher l’usager va être notre plus gros challenge. Nous partageons ces actions avec les Conseils Départementaux. Nous avons déjà l’habitude de travailler avec les professionnels de santé et du médico-social donc nous disposons déjà de certains mécanismes d’accompagnement. Nous avons moins d’expérience sur des projets où la communication doit également cibler le public, l’usager, c’est pourquoi nous nous appuyons sur des actions collectives avec le Conseil Départemental. Toucher les médecins est également une tâche difficile car ils sont très nombreux et ont une place centrale dans ce projet. Le GRADeS ieSS et les Conseils Départementaux de la région PACA ont oeuvré à la réalisation de supports de communication portant des messages simples (car on ne s’adresse pas forcément à des personnes qui sont au fait des enjeux autour du numérique), c’est-à-dire, des affiches, des flyers, campagnes d’emailing, publications etc, et avec le concours CPAM. La réussite d’une bonne communication passe par des mécanismes de relais où chacun doit faire la promotion de l’outil, afin qu’en cas de réponse à un besoin d’hébergement, l’usager puisse accéder à la bonne information au bon moment.

Quelle est la plus-value de cette plateforme ?

Pour les établissements, en passant du papier et stylo à une dématérialisation de processus, les temps de traitement des demandes vont être optimisés avec des données sécurisées et la possibilité d’assurer une meilleure gestion des listes d’attentes. Pour l’ARS, cette plateforme va permettre d’accéder aux différentes données stockées et historisées permettant de mieux travailler sur le pilotage de la prise en charge de l’offre médico-sociale. Il en va de même pour les Conseils Départementaux, qui pourront donc en bénéficier pour les aider dans la mise oeuvre de leur politique de la personne âgée. Pour l’usager, cette plus-value est très importante. En effet, ViaTrajectoire est un levier qui permet d’améliorer le service auprès de l’usager, pour aller, par exemple, directement rechercher un établissement dans l’annuaire, sans ieSS – Bilan 2019 – 2022 85 pour autant passer par plusieurs acteurs. Cela est possible car l’annuaire est synchronisé avec le ROR, ce qui permet de consulter facilement l’offre médico-sociale répondant à un besoin spécifique d’orientation. De plus, les demandes d’hébergement en maisons de retraite, en EHPAD, etc. depuis certains départements, vers d’autres départements sont facilités. Cela permet d’accélérer le traitement de la demande et la personne âgée présente en région PACA ne sera plus isolée en ce sens vis-à-vis des autres régions déjà dématérialisées. Pour les médecins, ViaTrajectoire permet aux professionnels d’améliorer les échanges d’informations de façon simple et sécurisée, ce qui peut également diminuer leur charge administrative et leur redonner du temps médical. En effet, le volet médical ne sera complété qu’une seule fois pour une transmission de dossier à plusieurs établissements.

Comment fonctionne le système de gestion des places disponibles pour les établissements receveurs ?

Le système n’expose pas le nombre de places disponibles, mais la capacité d’accueil totale. L’annuaire, accessible depuis le portail ViaTrajectoire, décrit sous forme de fiche l’activité des établissements ainsi que le nombre de places autorisées. Après avoir reçu une demande, l’établissement va traiter cette dernière en fonction de sa capacité d’accueil et pourra donc l’accepter, mettre l’usager sur file d’attente ou encore décliner la demande. Il est important de souligner que cette solution informatisée n’altère pas le dialogue déjà pratiqué par les structures, c’est-à-dire qu’une structure va tout de même appeler le futur résident et organiser une visite. L’usage de la plateforme n’est donc pas un frein aux orientations de la personne âgée : le numérique vient les faciliter. Les acteurs restent également les mêmes, aussi bien dans l’accompagnement que dans le déroulement du processus d’admission.

Les usagers peuvent-ils s’attendre à des délais de réponses courts ? Le traitement numérique des demandes, permettra-t-il d’accélérer le processus d’admission ?

L’objectif est bien sûr de bénéficier d’une optimisation et d’un gain de temps dans le traitement des demandes et ce, aussi bien pour les acteurs professionnels que les usagers (et aidants). Ce dispositif permet de pré-filtrer et de disposer d’un maximum d’informations grâce à des précisions très détaillées.

Un petit mot pour la fin ?

C’est un projet avec de forts enjeux, impliquant de nombreux acteurs de la région. Grâce au pilote amorcé en 2022, nous avons pu structurer nos actions, mettre en place les bons leviers et en retirer de l’expérience pour optimiser notre trajectoire régionale d’ici janvier 2024. Nous disposons donc désormais d’une bonne visibilité sur ce qui doit être mis en place grâce à un travail d’équipe et de partenaires qui a été bien instauré. Merci à tous les acteurs qui sont autour de ce projet et au GRADeS qui porte le projet sur le terrain : nous avons eu des retours positifs. C’est un beau projet de transformation numérique à mener, avec des enjeux importants dans le domaine du médico-social et pleinement aligné sur le Ségur du numérique en santé.