• Pouvez-vous vous présenter ?
Je suis Nadia Bachi, directrice adjointe à l’hôpital d’Orange. Je suis mise à disposition sur deux EHPAD, l’un à Piolenc, de 40 lits et le deuxième à Bollène, de 93 lits.
• Quand avez-vous commencé à utiliser la plateforme ViaTrajectoire ?
J’utilise ViaTrajectoire depuis de nombreuses années puisque j’ai travaillé dans un département où il était déployé, entre 2014 et 2016. Je l’ai aussi déployé sur 446 lits d’EHPAD, ce qui était plutôt facilitant, sachant que l’on faisait en moyenne 150 admissions par an. L’outil nous a notamment permis d’éviter les doublons sur la version papier, car il était très fréquent qu’une même famille dépose quatre fois le même dossier.
• Quelle place occuper ViaTrajectoire Grand Âge dans votre processus métier ?
ViaTrajectoire s’intègre dans la procédure d’admission des deux établissements dans lesquels je travaille. Chaque semaine, nous regardons l’ensemble des dossiers afin de les valider ou non avec le médecin coordinateur. C’est devenu notre outil de gestion des admissions.
• D’après-vous, quels sont les avantages de ViaTrajectoire ?
En premier lieu, je dirais que c’est la rapidité en termes de gestion, mais aussi la facilité d’accès aux documents médicaux ou administratifs.
Je trouve que c’est un outil très simple d’utilisation, autant pour les équipes paramédicales que médicales. Je n’y vois que des avantages pour la gestion informatique de la liste d’attente de dossiers : c’est vraiment une plateforme qui est importante et qui nous facilite la vie.
• Est-ce que l’outil vous permet d’avoir une meilleure visibilité sur la gestion de vos demandes ?
Oui tout à fait. Nous en bénéficions particulièrement sur la gestion des refus, puisqu’effectivement nous traçons nos refus (ce qui ne se faisait pas nécessairement dans les établissements). En version papier c’est une tâche qui demande beaucoup de temps, mais avec ViaTrajectoire c’est automatisé. Nous avons également une très bonne visibilité pour les demandes qui sont faites sur d’autres établissements, ce qui est intéressant quand on est multi-sites. Je regarde régulièrement si la demande d’admission n’a été faite que sur les établissements de Piolenc ou Bollène. Quand une demande est faite sur 20 établissements différents, se pose la question du consentement du résident, du réel choix de la famille : est-ce qu’on cherche un établissement parce qu’on est dans l’urgence ?
Tout ce suivi va nous permettre d’avoir des informations importantes pour travailler l’admission différemment.
• Vous vous serviez de l’outil bien avant son déploiement dans la région PACA. Pouvez-vous nous dire de quel accompagnement vous avez bénéficié ?
Lorsque j’ai découvert ViaTrajectoire, je travaillais dans une région pilote pour le déploiement de plusieurs outils des secteurs sanitaire et médico-social. À l’époque, je collaborais avec le GCS Télésanté Centre pour le déploiement de ViaTrajectoire, et j’ai donc été formée, ainsi que l’ensemble de mes équipes administratives et du médecin coordinateur.
Plus récemment, pour me “remettre à jour”, j’ai aussi participé à une session de formation qui m’était proposée. Cela m’a ensuite permis de former l’ensemble de mes équipes à son utilisation.
• Comment les usagers appréhendent-t-ils l’utilisation de la plateforme ?
Pour certains usagers, passer par ViaTrajectoire est plus simple dans le sens où ils constituent un seul dossier et l’envoient directement à plusieurs établissements. Il s’agit là d’un profil d’usager qui n’a pas trop de difficultés avec l’informatique et qui est accompagné, soit par un aidant, soit par un médecin généraliste qui connaît parfaitement l’outil.
En revanche, il est vrai qu’il reste une frange de population en difficulté avec l’outil informatique. Quand c’est la famille qui doit faire la demande, ça peut parfois être un peu complexe.
Au sein de mes établissements, nous avons commencé dès le mois d’octobre à prévenir les familles et à inviter celles qui nous amenaient des dossiers papier à faire les demandes depuis ViaTrajectoire. Dans la majorité des cas, la transition s’est faite plutôt aisément.
• Acceptez-vous encore les dossiers papier ?
Si la famille est en grande difficulté, nous acceptons le dossier papier, mais nous lui parlons tout de même de ViaTrajectoire Grand Âge. Nous sommes vraiment sur du cas
par cas, nous évaluons la capacité de la famille à le faire ou bien à se faire aider, par une assistante sociale par exemple.
Si les aidants ou les usagers sont vraiment trop en difficulté, nous choisissons dans ce cas de conserver le dossier papier et de l’informatiser nous-même car nous pouvons le faire sur la plateforme.
• Depuis que l’outil est déployé, avez-vous remarqué une croissance des demandes d’admission ?
Oui bien sûr, notamment sur l’EHPAD de Bollène qui est limitrophe avec le département de la Drôme et du Gard. Il y a eu une croissance de la demande provenant de ces deux départements. Quand les dossiers papier étaient encore utilisés, les demandes d’admission étaient très localisées. Aux EHPAD de Piolenc et Bollène, nous retrouvions toujours les mêmes communes car le territoire n’était pas très étendu. Désormais cela n’est plus le cas.
• Cette croissance des demandes d’admission crée-t-elle une charge de travail plus importante ?
Il n’y a pas de perte de temps quand les documents nécessaires sont annexés et accessibles sur la plateforme. Ce qui est intéressant avec les secteurs hospitaliers (avec lesquels il y a cette habitude de ViaTrajectoire pour le court séjour), c’est que l’on a déjà tous les éléments dont on a besoin.
Seule la partie administrative peut être légèrement plus délicate, mais c’est vrai que nous validons en premier lieu une admission au regard d’un dossier médical et non d’un dossier administratif. Ça correspond à la manière dont j’ai toujours travaillé : est-ce que la situation médicale du résident correspond à notre établissement ? Une fois validée par le médecin, il est rarissime que la demande d’admission ne soit pas acceptée. Je crois d’ailleurs que je n’ai jamais refusé une admission !
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