Médecin coordinateur et médecin traitant au sein de la Résidence du Lac dans les Alpes-de-Haute-Provence (04) – Chargé de mission sur la télécoordination, la télémédecine et la médecine d’intervention au sein du groupe Colisée
• Pouvez-vous vous présenter ?
Je suis le docteur Carbonell, médecin coordinateur et médecin traitant au sein de la Résidence du Lac dans les Alpes-de-Haute-Provence (04).
J’ai également une activité au sein du groupe national Colisée, dans lequel j’étais initialement directeur médical opérationnel, et où je travaille désormais en tant que Chargé de mission sur la télécoordination, la télémédecine et la médecine d’intervention.
• Aviez-vous déjà entendu parler de ViaTrajectoire Grand Âge avant notre intervention ?
Oui tout à fait, j’ai été confronté à ces fameux dossiers d’admission quand je suis intervenu sur des établissements en dehors de la région PACA. C’était il y a environ 3 ans, et à l’époque je n’avais reçu aucune formation sur le sujet. Comme c’est une solution intuitive, j’ai pu apprendre sur le tas et prendre l’outil en main rapidement. Après que ViaTrajectoire Grand Âge ait été déployée dans mon établissement, je me suis rendu compte que c’était un avantage, aussi bien en termes de pilotage et d’organisation pour recevoir les dossiers, que pour accéder aux informations : c’est une
plateforme qui est bien faite et structurée.
• En tant que médecin, comment accompagnez-vous les patients dans la création de leur dossier ?
Il y a deux cas de figure lors de la création d’un dossier d’admission : le cas où le dossier n’a pas encore été commencé, et celui où il ne me reste plus qu’à remplir l’onglet médical.
Dans le premier cas, les familles ne savent pas comment procéder et viennent me voir pour me demander comment amorcer la procédure. Je les invite alors à commencer la création de leur dossier de leur côté, ce qui me permettra ensuite de recevoir une notification pour remplir le volet médical.
Dans le second cas de figure, la famille a déjà créé le dossier, j’en ai été notifié et il me suffit de remplir le volet médical. La plupart du temps, ce sont des familles qui sont à l’aise avec l’informatique ou bien qui ont été accompagnées.
Si la famille (ou l’usager / l’aidant) est trop en difficulté, je peux initier rapidement la création du compte avec elle, puis la laisser compléter les informations à remplir dans un second temps. Ce type de situation est rare car l’outil est très intuitif.
• Vous arrive-t-il de créer le dossier à la place d’un patient ou bien lui conseillez-vous de se rapprocher d’un aidant ?
J’ai la particularité de travailler dans un établissement dans lequel on accueille 100 % des résidents qui ont des troubles cognitifs. On se tourne donc toujours vers l’aidant principal, le tuteur ou la personne référente pour guider les patients dans le remplissage du dossier. On peut très rarement demander à un résident de le faire au vu de ses troubles cognitifs : il ne va pas forcément comprendre pourquoi entreprendre la démarche ou bien savoir se servir de l’ordinateur. Habituellement c’est plutôt avec les aidants et les proches que j’échange. Je les mets à l’aise et les rassure : il suffit de suivre les étapes, tout est expliqué. Je peux également leur remettre un flyer explicatif pour qu’ils puissent avoir accès au site ViaTrajectoire, aux liens pour créer leur compte, aux informations clés, etc.
• Avez-vous déjà été confronté à des familles ou des patients réticents à l’idée d’utiliser la plateforme ?
Il m’est arrivé que certains patients soient hésitants au début. Il suffit que je leur explique qu’une seule création de dossier peut leur permettre d’envoyer autant de demandes qu’ils le souhaitent pour qu’ils s’ouvrent à l’idée.
Il est très important de leur préciser que bien que la tâche semble laborieuse, elle n’est à réaliser qu’une seule fois : il n’y aura plus besoin d’y revenir.
• Avez-vous été confronté à des médecins qui ne souhaitent pas utiliser la plateforme ?
Quelques confrères étaient hermétiques, mais ils ont vite compris la plus-value de l’outil : plutôt que de créer un dossier qui risque de se perdre et qui ne pourra pas toujours être modifiable, ils ne le remplissent qu’une seule fois sur ViaTrajectoire et peuvent tout à fait le modifier en cas de besoin.
Même s’ils sont de moins en moins nombreux, il existe encore des médecins qui n’ont pas d’ordinateur ou de lecteur de carte vitale. Ce sont des médecins qui n’utiliseront pas la plateforme, nous savons donc que nous n’arriverons jamais à couvrir 100 % des usages.
En revanche, je pense que l’usage de plus en plus fréquent de logiciels de télétransmission va permettre de faciliter la transition des dossiers papier vers la plateforme ViaTrajectoire Grand Âge.
• En tant que médecin traitant ou coordinateur, acceptez-vous encore les dossiers papier que vous recevez ?
Oui bien sûr, je les remplis ensuite moi-même dans ViaTrajectoire. On ne va pas dire non au détriment du futur résident. En revanche, ils sont systématiquement transférés vers la plateforme, on ne travaille plus du tout avec des dossiers papier.
Il y a toujours des familles qui viennent avec leur dossier papier et on en reçoit d’ailleurs encore, de certaines structures (SSR, EHPAD, etc.), mais ça devient de plus en plus rare.
C’est important et facilitant que tous les dossiers soient au format numérique. Ce passage à la dématérialisation nous permet, d’une part, d’avoir une traçabilité sur l’ensemble des demandes, et d’autre part, de centraliser toutes les informations, sans avoir à mélanger la gestion entre les dossiers papier et ceux sur la plateforme.
Passer sur une plateforme numérique permet d’avoir une base de données intéressante pour retrouver des informations adéquates.
• Que diriez-vous à un confrère pour le convaincre d’utiliser ViaTrajectoire Grand Âge ?
Je lui présenterais tout simplement les points forts de l’outil.
De la gestion des demandes, à la traçabilité, à l’uniformisation des demandes, ViaTrajectoire est aussi un atout pour la centralisation des documents.
La procédure n’est à effectuer qu’une seule fois : une fois que la partie médicale est remplie, c’est fait pour toutes les autres demandes. Remplir tous les dossiers à la main, les scanner, les enregistrer au format numérique (au cas où le patient envoie l’original ou le perde par exemple) n’est plus utile.
• Le mot de la fin ?
Si je pouvais dire quelque chose ce serait : “Mais pourquoi ont-ils attendu autant de temps pour faire ça ?”.
En plus, on n’a plus besoin d’essayer de comprendre l’écriture des médecins !
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